Наборът от компоненти, които взаимодействат помежду си и са взаимосвързани, се нарича система . Административното, от друга страна, е свързано с администрацията (актът за управление: организиране или управление на ресурсите).

Административната система в този смисъл обикновено има различни модули . Всеки модул ви позволява да изпълните различна задача: да направите фактура, да издадете разписка за събиране, да организирате дневния ред, да регистрирате приходите и разходите на баланса, да контролирате инвентара или запасите и др.

Да видим с пример как една компания може да работи с административна система. Да предположим, че компания, която продава уреди, получава поръчка от клиент, който иска да купи блендер . В административната система на фирмата служителят ще регистрира покупката, ще издаде фактурата и ще планира изпращането на продукта. Автоматично, административната система ще генерира сигнал в календара, така че пратката да бъде завършена и, след като бъде регистрирана, тя ще намали една единица от инвентарния продукт. Когато клиентът получи поръчката си и го плати, отмяната на дълга и доходът от парите ще бъдат записани в административната система.

В зависимост от бюджета на всяка компания, има две възможности при закупуване на административна система: да наемете разработчик, за да го планирате от нулата, като се вземат предвид специфичните нужди на компанията; Възползвайте се от един от многото съществуващи пакети на пазара. Ако изберете тази последна опция, можете да изберете една от няколкото безплатни алтернативи или да заплатите месечна такса за достъп до по-мощна и пълна система.