Поръчка за покупка или бележка за поръчка е документ, който купувачът доставя на продавача, за да поиска определена стока . Той описва сумата, която трябва да бъде закупена, вида на продукта, цената, условията на плащане и други важни данни за търговската операция.

Например: "Хуана, вземи поръчката за покупка от Мартинес и подготви поръчката, която ще бъде взета за един час", "Поръчка за покупка току-що пристигна на стойност 5 000 долара", "Не разбирам какво се случи: компанията ми казват, че никога не са получавали поръчката за покупка . "

По принцип в поръчката за покупка се споменава мястото и датата на издаване, името и адреса на купувача и продавача, данъчна информация, подробности за поръчаната стока и условията за плащане и доставка. Важно е да се изясни, че този документ не е валиден като фактура .

Поръчката за покупка има поне един дубликат, тъй като оригиналът се доставя на продавача, докато купувачът запазва дубликата. По този начин и двамата имат доказателство за операцията, която ще бъде уточнена: купувачът, за да покаже каква стока е поискал; продавача, да подготви поръчката и да започне процеса на фактуриране.

Накратко може да се каже, че поръчката за покупка е писмено искане за определени продукти по договорена цена и с определени условия за плащане и доставка. Това е разрешение, което купувачът предоставя за представяне на фактура за закупуване на стоката.

Тя е известна като отворена поръчка за покупка на такава, чиято валидност продължава, докато нейният емитент я отмени изрично. Следва да се отбележи, че това може да се случи и по определени специфични причини, като например факта, че въпросният актив вече не съществува, или че неговата пазарна цена е надвишила лимита, установен в началото на споразумението. Използването на отворена поръчка за покупка представя няколко предимства за бизнеса, някои от които са обяснени по-долу:

* Първо, поръчката за покупка улеснява служителите да изчисляват подходящите нива на запасите, както и да им помагат да откриват по-точно кога е необходимо да се направи нова поръчка за доставка. От страна на купувача, той ви позволява да вземете по-ефективен контрол на разходите чрез използването на мерки за спестяване, като например инвентаризация на точното време ;

* Доставчиците могат да знаят дали конкурентите имат равни възможности в бизнеса благодарение на наддаването. Важно е да запомните, че колкото по-голяма е конкуренцията, толкова по-удобни ще бъдат цените за купувача. В допълнение, това му отваря врати да влияе с повече сила в преговорите, за да получи по-благоприятни договори за него;

* като се има предвид, че цените на една отворена поръчка за доставка остават стабилни за определен период от време, това служи за борба с потенциалната инфлация;

* Един от основните аспекти е сигурността, че този вид поръчка предоставя на доставчиците и купувачите разходите за услугите и стоките. Има серия от гаранции по отношение на цената, количеството, условията на плащане и изискванията за доставка, които генерират спокойствие и за двете страни;

* дава на доставчиците увереност, че ще получават периодично определен доход;

* когато поръчката е значително по-голяма и купувачът е важна компания, продавачът може да използва отворените поръчки за покупка, за да създаде кредитна линия;

* намалява времето, необходимо за даване на поръчки, тъй като процесът на покупка е кодиран в отворена поръчка, което позволява на купувачите да използват това време за други проблеми.