Дефиниция административен асистент

Понятието спомагателно, което произтича от латинската дума auxiliāris, се използва, за да се квалифицира лицето или нещото, което осигурява помощ или някакъв вид помощ . Административните, от друга страна, се позовават на това, което е свързано с администрацията (акт на организиране или организиране на ресурсите за постигане на цел).

Административен асистент

Понятието административен асистент се отнася до позиция или длъжност, която съществува в повечето компании . Административният асистент има задачата да развива различни дейности на администрацията на дружеството .

Административните сътрудници извършват типична офис работа: архивиране на документи, извършване на документи, управление на дневния ред и др. Обикновено тези хора са на служба на йерархичен началник, който му помага да изпълнява задачите си.

Мениджърът на фирма например може да поиска от административния асистент да събере всички фактури на покупките, направени през последния семестър, за да анализира разходите, действащите гаранции и други данни . Административният асистент, от друга страна, може да бъде помолен да комуникира с клиенти, които регистрират дълг към фирмата, за да координират в кой момент даден събирач може да оттегли плащането.

Административният асистент трябва да има познания за обслужване на клиенти и доставчици, маркетинг, търговски техники, стандарти за качество, протокол, човешки отношения, документация и информационни технологии, наред с други теми. Колкото повече знания има администраторът, толкова по-добре той / тя може да развие своята работа и колкото повече възможности ще нарасне във вътрешната структура на организацията.

Въпреки, че понякога тази работа не получава много уважение от обществото, тъй като тя не е на високо йерархично ниво, е необходимо да се подчертае, че службите не биха могли да функционират правилно и ефективно, ако не бяха административните помощници . Широкият и разнообразен брой задачи, които изпълняват ежедневно, трябва да се разглеждат заедно, за да се оцени тяхното значение.

Основното е присъствието на административния асистент в компания, чиято работа зависи до голяма степен от използването на информация и функционирането на административните системи. Да видим по-долу някои от най-важните му функции в детайли:

* административна подкрепа : извършва се чрез фотокопиране на документи, архивиране, изпращане на съобщения чрез цифрови средства, телефонна помощ, управление на входа и регистрация на входящи съобщения. В допълнение към тези конкретни задачи, не е необичайно да се замени персоналът на телефонната централа и приемането, когато те липсват;

Управление на кореспонденцията : макар през последните десетилетия обемът на физическата кореспонденция да е намалял значително поради пренаселеността на интернет, компаниите продължават да изпращат и получават пакети, а работата на административния асистент е от ключово значение за достигане на всичко до своята дестинация;

* управление на досието : тази точка може да доведе до объркване, тъй като в големите компании обикновено съществува специфична позиция за администрирането на файла . Въпреки това, когато обемът на документите не е толкова голям, административният асистент може да поеме поръчката и да ги съхранява за по-късна употреба;

* контрол на персонала : сред задачите им в тази област е записът за отсъствия, отработени часове, права на почивни дни и претенции;

* транскрипция на текстове : обичайно е да поискате да предавате чернова на компютъра или да записвате запис;

* счетоводство : като че ли всичко това не е достатъчно, някои административни сътрудници имат задължението да изпълняват задачи като изготвяне на фактури и изчисляване на заплати, принос към социалното осигуряване, приспадане на данъци и разходи за поръчки.

Препоръчано