Преди да се обясни значението на понятието административно счетоводство, е необходимо да се определи етимологичният му произход. В този смисъл ще трябва да обясним, че то произлиза от латински:
• Счетоводство, е резултат от сумата на няколко латински компонента: префиксът „con-“, което означава „глобално“; глаголът "putare", който е синоним на "calculate"; "Била", която се използва, за да се каже "какво може"; и наставка "-dad", която показва "качество".
• Административна, също произлиза от латински. В конкретния случай това е производно на "administrativus", което означаваше "по отношение на главата". Това е дума, която се състои от следните части: префикс "ad-", който показва "към"; думата "министър", която е синоним на "слуга"; и суфиксът "-ivo", който се използва, за да се изясни "пасивна или активна връзка".

Науката и техниката, чиято цел е да предоставят информация за вземане на икономически решения, се нарича счетоводство . Счетоводителите изучават активите на дружества, юридически лица или физически лица и отразяват резултатите в счетоводен отчет или финансов отчет.

Административното, от друга страна, е прилагателно, което се отнася до това, което принадлежи или по отношение на администрацията . Това понятие (администрация) е свързано с функционирането, структурата и работата на организацията .

Той е известен като административно счетоводство за вида счетоводство, което се фокусира върху информационните нужди на различните административни нива. Това счетоводство се стреми да генерира вътрешни доклади, така че администрацията на предприятието да може да се развива ефективно .

В допълнение към всичко изброено по-горе, е необходимо да се установи друг набор от признаци за идентификация на административната счетоводна отчетност:
• Дава както вътрешна, така и външна информация на компанията.
• Извършва се фундаментално, така че собствениците или мениджърите на въпросното дружество да могат да вземат решения по възможно най-ефективен и ефективен начин. Следователно е необходимо изготвените в това отношение доклади да бъдат бързи, кратки и подробни.
• Тя е много фокусирана върху подробности, свързани с различните отдели, които оформят обект, инвентаризациите, оборудването, което се притежава, дейностите в различните области ...
• Тя се основава на голямо разнообразие от информация, както и, разбира се, на счетоводните данни.

Счетоводителят на дружеството отговаря за проектирането, изготвянето и представянето на отчетите за административното счетоводство. Тези доклади обикновено не излизат отвъд вратите на компанията: т.е. те се използват само от мениджърите, собствениците или мениджърите на компанията, за да оценят развитието на бизнеса според политиките и целите, установени по-рано.

Административното счетоводство, следователно, позволява да се сравнят резултатите от компанията в миналото с тези, получени в настоящия момент. За целта се използват различни средства за контрол . Резултатите от административното счетоводство позволяват също планиране и прогнозиране на бъдещето на фирмата.

За разлика от финансовото счетоводство, административното счетоводство не се регулира от нормативни актове или стандарти, тъй като резултатите от него са за вътрешно ползване и се използват за вземане на решения в рамките на предприятието.